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CleverPop : l’intelligence artificielle facilite la gestion de l’administratif

Date de publication
22 mai 2020
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CleverPop : quand l’intelligence artificielle facilite la gestion de l’administratif

Cet outil, créé par Laurent Van Duyse, un entrepreneur devenu consultant multi-généraliste, est à la recherche de partenaires.

« Rien ne se passe jamais comme prévu dans une entreprise. La meilleure solution est donc de plonger dans le bain et de gérer l’imprévu ».

Laurent Van Duyse a démarré ses études à HEC Liège. « C’est drôle, explique-t-il. Les cours du jour, en fait, ce n’est pas du tout mon trip. La matière me plaisait mais je préférais étudier le soir ». Il a donc choisi l’ICHEC où, durant 5 ans, il suivra chaque soir 4h de cours.

Brand manager pour annonceurs

Et, le jour, il se frotte à la vie réelle : « à 20 ans, je travaille déjà ». Event Manager durant 2 ans et demi, il participe au lancement de la marque Nespresso en Belgique avec deux collègues. « J’avais fait un stage chez Colgate où mon maître de stage m’avait remarqué. Lorsque Nestlé l’a chargé de lancer la marque en Belgique et aux Pays-Bas, il m’a repris ».

Du branding aussi pour « Caprice des Dieux » (Bongrain) durant les trente mois suivants. « Alors que à l’époque je n’avais toujours pas de diplôme. J’ai par la suite rejoint deux agences de com’ avant de créer la mienne, Wanabe SA, à l’aube du nouveau millénaire », en mai 2000.

Stratégie multicanale

3825019782726768291A la différence de la majorité des acteurs existants, qui se contentaient alors de créer des sites internet sans vraie stratégie, Wanabe se présente comme une agence développant une stratégie de communication digitale omnicanale (multi-réseaux) et user-centric.

« Avec internet et un usage extensif des datas, on pouvait faire des choses bien plus intéressantes » pressentait Laurent Van Duyse. » Il avait mille fois raison.

Une stratégie data omnicanale, c’est une optimisation des différents canaux de distribution et contenus en fonction de la cible. Elle permet à l’entreprise d’assurer la pertinence et la puissance de la communication envers l’ensemble de ses contacts de vente. L’interaction avec le contact est double. Elle peut provenir de l’entreprise qui communique vers son client mais il peut également s’agir du client qui prend contact avec cette dernière. Objectif ? Optimiser la relation avec le client et ainsi développer une meilleure expérience pour ce dernier. L’entreprise a alors une vue à 360° de ses clients.

Le succès sera au rendez-vous. De 2000 à 2012, Wanabe passe de deux associés à plus de 50 collaborateurs et travaille pour des marques fortes comme Proximus, Unilever, Resto.be, Brico, Kraft, Côte d’Or ou encore Peugeot.

Mais, en 2012, confrontée à la crise et à des erreurs de budgétisation conséquentes, la société finira par être reprise par Emakina et deviendra Your Agency .

Une reprise très propre

« C’est intéressant, explique-t-il. Quand tu es entrepreneur, tu travailles au fil de l’eau. On pensait qu’on était arrivé. Et puis la crise nous a rattrapé. La direction financière avait oublié de faire des tas de choses. On pensait qu’on allait terminer l’année en équilibre : en fait, on était sous-capitalisé ».

Inévitable, la reprise se réalisera proprement : « on a payé tous les fournisseurs, on n’avait plus de cautions solidaires et tous les collaborateurs ont retrouvé du boulot ».

Laurent Van Duyse a capitalisé sur cette épreuve, à l’américaine, en ne retenant que le positif. « Entreprendre, c’est une aventure, martèle-t-il. On prend des risques, parfois trop. Mais on apprend. Cette année-là, on a appris de manière exponentielle. Le fait de se planter, cela vous donne un niveau d’apprentissage exceptionnel. La leçon ? Soyez prudents, ne faites pas de bêtises mais agissez ».

A partir de 2012, il mettra à profit sa riche expérience en offrant ses services de consultance pour différentes entreprises autour de quatre facteurs-clés de la réussite : gestion de crise, stratégie, management et innovation.

Et, depuis le début de l’année 2020, il planche sur différents projets innovants, dont CleverPop qu’il viendra nous présenter lors d’un lunch techno coorganisé par InnovaTech autour de l’intelligence artificielle.

Digitaliser l’administratif

CleverPop : quand l’intelligence artificielle facilite la gestion de l’administratifCleverPop permet aux indépendants, PME et grandes entreprises d’automatiser et de digitaliser au maximum leur administration.

« Je déteste l’administratif, explique Laurent Van Duyse : ouvrir des enveloppes, trier le courrier, scanner les documents, assurer le suivi des paiements, c’est vraiment pénible. Et c’est un stress pour de nombreux entrepreneurs. Ils aimeraient pouvoir se concentrer sur leur métier de base, ce qu’ils savent bien faire, leur valeur ajoutée. Et lorsqu’ils rentrent chez eux, ils aimeraient pouvoir penser à autre chose. Impossible : l’administratif les attends de pied ferme. Et c’est épuisant ».

« Le pire, poursuit-il, ce sont les mails. Ils arrivent par centaines et, si tu n’es pas organisé, tu en perds. Le pire, c’est quand tu dois les rechercher sur ton site professionnel. Et puis, il te reste à les réexpédier vers ton banquier ou ton comptable après les avoir vérifiés ».

Pour Laurent Van Duyse, le problème, c’est la méthode. ‘L’ensemble des document est transmis mais sans générosité. Les grandes entreprises optent généralement pour le système de diffusion le moins coûteux et le plus simple pour elle. Mais sans se préoccuper de la facilité de traitement par les indépendants et PME. Il existe des solutions pour les PME sur d’autres pays mais pas chez nous. Et surtout pas pour les TPE ».

L’intelligence artificielle au service des entreprises

Ce que CleverPop propose déjà :

  • Le transfert des courriers postaux pour les PME et grandes entreprises (le courrier postal n’arrive plus dans la boîte aux lettres des clients) et e-mail;
  • L’ouverture du courrier;
  • Le scan du courrier;
  • Le tri et l’extraction des données relatives aux factures par l’IA;
  • Le double check manuel pour assurer la justesse des données;
  • Le transfert de l’ensemble des documents scannés et données vers les ERP, le comptable…

 

Dans un second temps, le système permettra :

  • La mise à disposition  de l’ensemble des informations dans un site internet personnalisé (véritable cockpit ou tableau de bord de l’entrepreneur);
  • Le transfert automatique des données adéquates au comptable;
  • Le paiement des factures à partir de l’interface CleverPop.

Grâce à la solution CleverPop, dopée par l’intelligence artificielle, tout le courrier de l’entreprise est scanné et transmis à l’outil créé par Laurent Van Duyse. En fonction de ce que CleverPop aura appris du fonctionnement de l’entreprise grâce à des méthodes d’apprentissage automatique, il transmettra ces courriers aux personnes adéquates.

Prenons l’exemple des factures : lorsque celles-ci sont émises par l’un des fournisseurs habituels de l’entreprise et que les montants de celles-ci ne diffèrent pas de ceux facturés précédemment, l’outil peut les payer directement. En revanche, si le montant diffère substantiellement des précédents, CleverPop adressera un avertissement à la personne chargée des paiements qui prendra une décision. Même chose si l’entreprise a changé de numéro de compte.

Comment cela marche ?

CleverPop : quand l’intelligence artificielle facilite la gestion de l’administratif« Le client va sur mon site et s’identifie via itsme. Une fois identifié, le client voit se générer toute une série de processus qui transmettent ces courriers à un centre de scan qui les relient aux personnes concernées. On centralise tout, on digitalise tout et dès que possible on générera un tableau de bord à partir duquel le client acceptera (ou pas) d’envoyer ces courriers aux banques ou aux comptables ».

Les grandes entreprises, qui disposent d’un ERP, n’ont pas besoin de cette solution : pour la plupart d’entre elles, elles l’ont déjà. Pour les TPE, c’est encore un peu tôt : elles ne disposent pas de ces logiciels.

« Par contre, on est déjà prêts à travailler avec les grandes PME, tant qu’elles n’ont pas besoin du tableau de bord. Cela fonctionne déjà très bien avec notre système d’extraction de données piloté par l’intelligence artificielle : il identifie les bonnes informations dans les courriers et soumet les propositions de paiement à toute une série de checks liés à la sécurité (nouveaux montants, nouveaux fournisseurs, nouveaux numéros de compte, etc.).

L’entreprise reste à la recherche de partenaires dont les clients pourraient choisir cette solution qui devrait grandement leur faciliter la vie.

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