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Méthodologie pour une conduite de projets d’innovation technologique

Date de publication
8 août 2016
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conduite de projet

La conduite de projets, c’est la définition de l’ensemble des éléments-clés de celui-ci, en précisant les actions à prendre et les délais impartis.

C’est aussi désigner la personne responsable de la réalisation des actions et des tâches, pour des coûts prévisionnels acceptables. C’est, enfin, assurer un contrôle décisionnel et vérifier la bonne mise en œuvre du projet.

La conduite d’un projet d’innovation se compose de méthodologies et d’actions à effectuer, pour assurer le respect des objectifs définis dans les phases de faisabilité et de planification.

Quel est le rôle du responsable de la conduite de projet?

conduite de projetDans la conduite de projet, le responsable projet devra :

  • Obtenir, vérifier et interpréter les informations
  • Analyser la situation
  • Évaluer les actions correctrices nécessaires
  • Prendre des décisions
  • Agir en tant que facilitateur du projet
  • Informer sa direction de la gestion du projet
  • Gérer les ressources externes à l’équipe projet
  • Anticiper l’évolution du travail
  • Gérer au quotidien l’évolution du travail

 

 

En effet, le responsable de projet et les membres de l’équipe projet doivent observer, voire anticiper, les écarts entre les prévisions et la situation réelle.

Il est important de notifier ces écarts même s’ils sont souvent considérés comme agissant contre la bonne marche de la gestion du projet. Il est toutefois possible qu’à l’inverse, une tâche soit effectuée plus rapidement que prévu, ou ait donné de meilleurs résultats. Dans ce cas, il sera utile d’actualiser le planning de la conduite de projet pour en tirer profit.

Selon la théorie du triangle de gestion de projet, les écarts peuvent se faire selon 3 paramètres:

– Coûts
– Délais
– Qualité

Ce modèle met en évidence le fait que si un facteur est modifié cela va aussi impacter au moins l’un des autres pour atteindre les mêmes objectifs. Par exemple, si l’on prend du retard dans le projet, cela impactera peut-être

  • les ressources si l’entreprise choisissait d’augmenter les ressources humaines ou financières utilisées;
  • la qualité si elle décidait de diminuer les fonctionnalités du produit.

Il devra encore:

  • Valider les étapes de la conduite de projet qui se sont déroulées conformément au planning, pour donner le feu vert à l’étape suivante.
  • Entreprendre les actions correctrices nécessaires : le projet sera réactualisé, voire abandonné.

 

En conduite de projet, le processus est itératif et permanent : à chaque étape de la gestion du projet, il faut se confronter aux objectifs définis initialement, pour assurer la maîtrise du projet et entreprendre les actions correctrices.

Le suivi de votre conduite de projet

conduite de projetLe suivi de la conduite du projet, c’est tout à la fois :

  • Le suivi des spécifications techniques;
  • Le suivi des délais;
  • Le suivi des coûts;
  • La gestion des contrats;
  • Le suivi de la qualité;
  • La gestion de l’équipe et de la communication.

 

Il y a une interdépendance entre les 6 domaines : lors d’une étape de la gestion de projet, un résultat insuffisant au niveau technique, nécessitera éventuellement, une itération technique supplémentaire dans la réalisation du projet et des surcoûts. D’autre part, un délai supplémentaire engendrera probablement, en temps que tel, des coûts supplémentaires pour le projet.

1. Le suivi des spécifications techniques en conduite de projet

Concernant le suivi technique du projet, le responsable projet se référera aux délivrables techniques définis lors de la planification (cahier des charges). Rappelons l’importance d’une définition précise, lors de l’étape de planification des spécifications techniques admissibles de chaque étape.

Le responsable projet aura la charge de quantifier l’écart avec le cahier des charges et de prendre les décisions adéquates, quant à la poursuite du projet en concertation avec la direction.

Pour un projet d’une grande complexité ou des étapes reposant sur des hypothèses de travail, le responsable de projet donnera l’orientation à suivre pour mener le projet à bon port.

2. Le suivi des délais dans la conduite de projet

A ce niveau, le responsable de projet interviendra sur les questions suivantes :

  • Les délais de réalisation des tâches sont-ils respectés ?
  • Quelles sont les actions à entreprendre pour palier un retard d’exécution prévisible ou constaté, et avec quel interlocuteur ?
  • Les délais supplémentaires constatés sont-ils acceptables, en particulier en termes de rentabilité ?

 

3. Le suivi des coûts dans la conduite de projet

On parle en général de suivi des coûts, pour évoquer les coûts admissibles pour la réalisation du projet. Toutefois, il faut garder à l’esprit l’incidence des modifications apportées lors de la gestion du projet sur le coût final du produit innovant. Il faut à tout moment, pouvoir répercuter les modifications par rapport au planning prévu, sur le coût du produit et donc vérifier que le projet est toujours rentable.

Le budget doit être libérable selon un calendrier bien précis. La société doit prévoir un plan de trésorerie pour le projet.

Il est envisageable que des modifications du projet nécessitent des surcoûts importants, qui soient hors de portée de l’entreprise. Le fait de devoir changer d’option pour une raison technique (par exemple remplacer un matériau par un autre plus coûteux ou plus difficile à mettre en œuvre) est-il compatible avec le prix de vente prévu ?

Le contrôle budgétaire est lui aussi, un mécanisme de contrôle de la bonne exécution de la conduite de projet.

4. La gestion des contrats dans la conduite de projet

Le projet implique des approvisionnements auprès de fournisseurs : achats de matières premières, de composants techniques, des expertises sous traitées…

Dans ce cadre, les contrats contiendront notamment les plans et devis des produits et services requis. Un contrôle rigoureux des exigences, des termes et des délais s’impose.

Il ne faut pas oublier de faire signer des contrats de confidentialité à vos fournisseurs.

5. Le suivi de la qualité dans la conduite de projet

Le projet doit être à l’équilibre, entre les coûts, les délais et le contenu technologique.

A chaque étape de la gestion du projet, la qualité doit être prise en compte. Le niveau de qualité sera vérifié par la réalisation de tests sur le prototype ou la présérie. Les critères de performance établis lors de la constitution du projet devront être atteints. Sinon, l’identification des causes de non «qualité» apportera l’éclairage voulu sur les corrections à apporter.

6. La gestion de l’équipe et de la communication dans la conduite de projet

En plus des fonctions décrites au début du document, le chef de projet devra gérer son équipe et faire en sorte qu’ils fassent ce qui était défini au préalable.

En outre, afin que le projet avance dans la bonne direction et qu’il y ai une bonne collaboration entre tous les employés de l’équipe, le chef de projet devra aussi prôner une bonne communication. Pour cela certains outils sont disponible afin de formaliser la communication interne lors de la conduite de projet :

Le tableau de bord : il rassemblera sous une forme panoramique, synthétique et accessible, les informations concernant l’état d’avancement du projet, les étapes validées en termes de spécifications, délais et coûts, les étapes futures. Ce tableau de bord est destiné aux membres de l’équipe et à la direction.

Les comptes rendus systématiques des réunions : ils reprendront une description du contenu de la réunion et les actions à entreprendre (intitulé de l’action, responsabilité et délais).

l'équipe de rédaction InnovaTech

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L'équipe de rédaction d'InnovaTech est composée d'experts en innovation technologique et en communication.

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