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Les étapes indispensables pour réussir sa conférence de presse

Date de publication
21 mai 2019
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Conférence de presse

Pendant trois mois, Léna Bakkouche a été stagiaire au service communication d’InnovaTech. Elle a pu se pencher en profondeur sur l’organisation d’une conférence de presse pour présenter des innovations technologiques. Quels sont les bons conseils qu’elle a appris? Son expérience devrait vous éclairer.

Une conférence de presse, c’est l’occasion d’inviter des journalistes (presse écrite, tv… tous les médias) pour leur donner une information nouvelle. Un détail qu’il ne faudra jamais oublier : on donne de l’information, on ne vend pas son produit… Et souvent, j’ai pu remarquer que les entreprises employaient des mots trop « commerciaux ».

Mais la toute première chose que j’ai pu apprendre c’était l’objectif. Pourquoi organiser une conférence de presse? En effet, quel est l’intérêt? Si votre information peut être envoyée via un communiqué de presse par e-mail, il ne sert à rien de faire se déplacer les journalistes. Chez InnovaTech, on invite les journalistes à se déplacer pour montrer une innovation, une nouveauté mais aussi sa chaine de production, pour faire tester le produit. On peut inviter des experts pour qu’ils témoignent aussi, par exemple un docteur pour valider un médicament… Et surtout, on va prévoir des « choses à montrer » pour les journalistes TV.

Les étape d’une conférence de presse 

  • Tout d’abord on choisit la date de sa conférence de presse et le lieu.
  • Ensuite on réalise le dossier de presse (que l’on remettra le jour de la conférence de presse, imprimé).
  • Puis on invite les journalistes par e-mail (une semaine avant).
  • On les relance la veille (pour vérifier qu’ils ont bien reçu l’information et qu’ils viennent).
  • On prépare sa présentation, un parcours ou une démonstration. Ou même une intervention. On répète ce que l’on va dire.
  • Le jour J : on accueille les journalistes, on présente.
  • Pendant le mois qui suit, on regarde ce qui en résulte comme couverture médiatique.

Quand organise-t-on une conférence de presse ?

Habituellement au matin, vers 10h ou 11h. Un jour de semaine. On prévoit une vingtaine de minutes de présentation (aidé d’un powerpoint par exemple), quelques interventions d’autres personnes éventuellement.
Ensuite, on prévoit aussi une vingtaine de minutes pour montrer l’innovation, la goûter, découvrir sa chaine de production…

Où organiser sa conférence de presse ?

L’endroit idéal pour réaliser une conférence de presse est au sein de votre entreprise, dans une salle de réunion pour 15 personnes. En effet, ça permet de découvrir votre entreprise, l’ambiance, son personnel, la production…
Mais s’il n’y a rien à montrer chez vous, vous pouvez l’organiser ailleurs. J’ai assisté à quelques conférences de presse et certaines se passaient à l’extérieur de l’entreprise comme pour la société Linatelle qui propose une nouvelle gamme de snacks biologiques. Ils ont organisé leur conférence de presse dans un magasin bio. Une bonne idée car le produit était visible directement en situation de vente/dégustation. Il faut bien sûr qu’il y ait un lien entre votre entreprise, votre innovation technologique et le lieu de la conférence de presse.

L’outil indispensable pour votre conférence de presse : le dossier de presse

Un dossier de quoi? Un dossier de presse c’est +/- 5 pages A4 qui présentent votre historique, votre entreprise, la nouveauté, les partenariats, le futur. Bref, c’est l’élément indispensable dans lequel le journaliste va pouvoir puiser toutes les informations pour écrire son article et vous poser des questions. Evidemment, on ne l’envoie pas avant la conférence de presse car c’est un peu l’élément de récompense pour les journalistes présents. Le dossier de presse est remis le jour J de la conférence de presse, plus précisément au début de celle-ci. Vous verrez que les journalistes iront s’asseoir et le feuilleter en attendant que votre présentation commence. Vous pourrez l’envoyer le soir ou le lendemain, par pdf, aux autres journalistes non présents.

Comment créer son dossier de presse ?

Avant d’intégrer InnovaTech, je n’avais jamais créé de dossier presse. Je n’avais donc aucune idée de comment m’y prendre, du nombre de pages qu’il contenait ou encore de comment faire la mise en page d’un dossier de presse. Pour le sujet, simplifiez et vulgarisez. Faites relire votre dossier de presse à des personnes lambdas, il ne faut pas que ça soit trop technique ou spécifique. Pour ce qui est de la mise en page, veillez à bien aérer votre texte. Il faut que ce soit structuré, mettez des intertitres et illustrez à l’aide de photos. N’oubliez pas les petits détails comme la date de l’évènement, vos coordonnées complètes (adresse e-mail, numéro de téléphone…). Le mieux est de voir un exemple comme celui-ci : dossier de presse de Tilman

Inviter les journalistes : toute une stratégie pour attirer

L’invitation ne consiste pas seulement à « inviter » la presse. Vous devez reprendre quelques éléments du dossier de presse pour susciter l’intérêt et rappeler ce qui va être présenté.

Invitez-les comme si vous invitiez des amis à une fête. Les ballons en moins. C’est-à-dire ? Précisez le pourquoi, que se passera-t-il à la conférence de presse ? Que sera-t-il possible de voir/filmer. Ce n’est pas tout, mentionnez aussi la date, l’heure et lieu, l’adresse où se tiendra la conférence de presse.

Vous envoyez tout cela par e-mail une semaine avant la conférence de presse. A qui? Retrouvez plus d’infos via cet article sur le communiqué de presse.

Et l’avant-veille de votre conférence de presse, téléphonez aux rédactions pour savoir si elles ont reçu l’information. Bizarrement, souvent, ils diront qu’ils ont oublié ou pas reçu/vu l’invitation. C’est le moment de les intéresser à nouveau sur cette information et de savoir si un journaliste compte y assister.
De la sorte, vous aurez déjà une idée des médias présents.

Faut-il préparer quoi que ce soit pour la conférence de presse ?

Bien sûr, j’ai souvent entendu les conseillers en communication d’InnovaTech rappeler qu’il ne fallait pas faire de chichis. Mais pourquoi ? Avant d’assister à ma première conférence de presse et après avoir entendu tous les coups de fil, je pensais voir énormément de journalistes. Mais la majorité du temps, ce n’est pas le cas, ne pensez pas voir 25 personnes débarquer. En général, il n’y a qu’à peu près cinq personnes. Soyez le plus simple possible. Si votre conférence de presse se passe le matin, vous pouvez servir des viennoiseries avec du café ou d’autres rafraîchissements. Si elle commence en fin de matinée, préférez des sandwichs. Si votre produit est du type une boisson, une barre de céréales, un gel… pensez à le faire goûter, tester voire à l’offrir.

Afin que votre conférence de presse soit une réussite, préparez une présentation qui tourne autour de votre produit et de votre entreprise. Évitez les longs textes, illustrez-la. Prévenez votre personnel, soignez votre accueil. Et surtout, souriez quand vous répondrez aux caméras. Sachez aussi qui peut prendre la parole. Si vous avez des photos ou vidéos de qualité, préparez-les sur des clés USB à distribuer.

Pour accueillir les journalistes, préparez une table avec des chaises. Dès leur arrivée, distribuez-leur le dossier de presse et installez-les. Lors de toutes les conférences de presse auxquelles j’ai assisté, j’ai constaté que les caméramans filmaient déjà les produits lors des présentations. Alors, afin de ne pas les laisser seuls, prévoyez une personne qui pourra les guider et leur montrer tout ce dont ils ont besoin de filmer.


Vous en savez maintenant plus, mais vous ne voulez pas tout organiser seul.e ? C’est vraiment compréhensible, cela reste un métier, une habitude et surtout un carnet d’adresses. Le mieux que je puisse vous conseiller est de contacter l’équipe de communication d’InnovaTech.

L’organisation d’une conférence de presse par InnovaTech (plus de 100 depuis 2015)  coûte 400 euros htva (à condition que l’entreprise soit une PME située en Wallonie – hors Brabant Wallon – et qu’il s’agisse de sa 1re conférence de presse avec InnovaTech à propos de la présentation d’une innovation technologique). Pour les autres cas, c’est sur devis.

Contactez le service communication d’InnovaTech au 071/91.98.65 ou via notre page contact

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