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Comment organiser une conférence de presse ?

Date de publication
20 juillet 2016
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Organiser une conférence de presse

Organiser une conférence de presse, cela se prépare. Réalisez un retroplanning, après avoir défini le sujet, le lieu et la date de cette conférence de presse.

Les principales étapes de l’organisation d’une conférence de presse

J-30 : vous choisissez un sujet (votre innovation technologique), un lieu (de préférence dans votre entreprise), une date (de préférence un jeudi ou un vendredi) et une heure (9h30 ou 10h).

Vous disposez de 3 semaines pour réaliser votre dossier de presse (contenu et mise en page, notamment des illustrations).

J-7 : vous validez définitivement le contenu du dossier de presse et vous rédigez l’invitation à la presse.

J-4 (un lundi) : vous envoyez votre invitation à la presse.

J-1 et J-2 : vous relancez les rédactions. L’objectif est de savoir s’ils ont bien reçu l’invitation à la presse. Si c’est le cas, elle se trouvera à l’agenda de la rédaction. C’est le matin même que les rédactions décident si un journaliste sera présent. Elles font ce choix en fonction de l’actualité, du personnel disponible et de l’intérêt du sujet. De votre côté, profitez de ces dernières heures pour répéter votre exposé devant 2 ou 3 personnes de votre entourage. Choisissez des personnes qui ne connaissent pas très bien votre innovation.

Jour J : votre conférence de presse a lieu.

J +1 : vous récoltez les articles de presse et vous en profitez pour rebondir avec votre communication.

Pas plus de 20 minutes pour votre exposé lors de la conférence de presse

Le jour J : vous accueillez les journalistes dans votre entreprise. Vous leur remettez le dossier de presse dès leur arrivée. La conférence de presse démarre après le 1/4h « académique ». Elle se tient dans un local permettant d’accueillir 15 personnes. Votre exposé durera 20 minutes. Présentez votre entreprise, votre projet, votre innovation technologique. Réservez ensuite quelques minutes pour les questions/réponses.

Si des journalistes télé sont présents, assurez-vous de leurs disponibilités. Ils sont tous pressés mais certains sont plus pressés que d’autres. Avec l’accord de leurs confrères, organisez-vous pour qu’ils puissent travailler en priorité. Il est possible que les caméramans aillent prendre des images des ateliers durant votre exposé. Prévoyez alors qu’ils soient accompagnés par une personne qui peut répondre à leurs questions.

Mettez en scène votre innovation technologique auprès des journalistes 

La 2e partie de votre conférence de presse se poursuivra par une visite des ateliers, de votre entreprise. Les journalistes des médias audiovisuels y réaliseront l’essentiel de leurs reportages.

  • Soit vous disposez d’une démonstration qui permettra de montrer les performances de votre produit dans une situation quasi réelle.
  • Soit vous organiserez l’atelier de telle sorte que le journaliste y voit un produit A qui entre en production et un produit B qui sort de production.

Dans les 2 cas, les journalistes disposeront d’images qui leur permettront d’illustrer le sujet. Ensuite, les journalistes télé vous interrogeront « face caméra ». Cela se passe en général devant le produit en fonctionnement ou devant la chaine de production.

Quelques exemples de scénarisation de votre conférence de presse

Si la conférence de presse se tient dans votre entreprise, le journaliste attend que vous « scénarisiez » la production. Vous êtes un laboratoire pharmaceutique qui produit des compléments alimentaires à base d’œufs de caille. Le journaliste attend que vous lui montriez toute la chaine de production. Pour un journaliste, la chaine de production démarre depuis la ponte d’œufs de caille jusqu’à la production de la gélule, en passant par toutes les phases (séparation du blanc et du jaune, lyophilisation, mise en capsule). Même si, évidemment, vous n’élevez pas de cailles et que vous importez vos œufs d’un élevage. A vous de vous débrouiller pour disposer de cailles le jour de la conférence de presse.

Si la conférence de presse se tient chez un « usager » ou un « client » : vous produisez des briques en terre crue et celles-ci sont utilisées par des entrepreneurs généraux, pour le compte d’un client. Pour vous, l’information principale est que la qualité de votre brique a convaincu un professionnel de la construction. Pour le journaliste, l’intérêt de la visite d’un chantier repose entièrement sur la présence du « client final ». Il s’agit de « Monsieur et Madame tout le monde » en qui le public pourra se reconnaître. C’est lui que le journaliste interrogera sur les avantages du produit. Il interrogera aussi le créateur du produit. Mais céder la parole à l’entrepreneur général, par contre, n’apportera que très peu de valeur ajoutée à son reportage et risque de faire «commercial».

Pourquoi organiser une conférence de presse dans votre entreprise ?

Votre entreprise sera l’endroit l’idéal pour organiser votre conférence de presse. Sauf si vous n’avez rien à y montrer, si elle est difficile d’accès ou encore sans parking. Pourquoi alors ne pas l’organiser chez un client ? Une salle pouvant contenir entre 10 et 20 personnes sera parfaitement suffisante. Organiser la conférence de presse en vos locaux vous permettra de montrer votre entreprise et d’avoir sous la main toutes vos ressources internes. Privilégiez les ambiances conviviales : rester à table avec les journalistes favorisera les échanges et une certaine complicité.

Conseil : nettoyez les locaux et l’atelier préalablement. Les images de votre conférence de presse vous suivront longtemps sur le net. Autant faire un effort pour que tout soit impeccable.

Pourquoi organiser votre conférence de presse en fin de semaine ?

D’abord, pour une question d’organisation. Les médias planifient les reportages à la semaine. On invite donc les journalistes le lundi. Cela leur permet aussi de préparer le sujet en fonction des disponibilités des équipes, en particulier pour les télévisions où les équipes sont peu nombreuses. Si le sujet l’intéresse, l’éditeur du JT ou des magazines peut envoyer une équipe la veille. Les journalistes devront alors vous promettre l’embargo. La promesse, qui est toujours tenue, c’est que le sujet ne sera pas diffusé avant la fin de la conférence de presse. Pourquoi venir plus tôt ? Tout simplement parce que ce jour-là l’équipe de télévision est disponible.

Ensuite, parce que votre innovation technologique est un sujet « magazine ». Par définition, un sujet magazine n’est pas une actualité. Le vendredi étant un jour plus calme dans la vie des journalistes, il est propice aux sujets intemporels. Et, typiquement, votre innovation est un sujet magazine (ce n’est pas une actualité – il n’y a donc pas d’urgence à diffuser l’information) avec un vrai sujet à développer.

L’actualité est votre seule concurrente. Elle varie selon les médias, les régions, l’ampleur de l’information.

Enfin parce que les pages du samedi accueillent traditionnellement des sujets magazines. Certains médias disposent d’ailleurs d’une page « entreprise » ou d’une page thématique (entreprise, santé, innovation, informatique, lifestyle…) le samedi. Pour autant que vous leur adressiez les informations nécessaires quelques jours plus tôt, votre innovation trouvera sa place dans ces rubriques du week-end.

De manière générale, les sujets diffusés le week-end ont un taux de lecture plus important qu’en semaine. Et s’ils sont diffusés le lundi – meilleures ventes au numéro grâce aux résultats sportifs – c’est tout aussi bien.

A ne surtout pas faire durant votre conférence de presse : mélanger journalistes et clients

Les entreprises sont parfois tentées de profiter de cet évènement pour inviter des clients. Parce que vos clients/prospects pourraient être impressionnés. C’est une très mauvaise idée.

Pour 2 raisons :

  • Vous risquez de parler aux journalistes comme à vos clients.
  • Les clients risquent de poser des questions qui n’intéressent pas les médias et leur font perdre du temps.

 

Lorsque vous parlez aux journalistes, racontez une histoire selon le même modèle que votre dossier de presse. Et ne leur parlez surtout pas comme s’ils étaient vos clients : ils ne sont pas là pour vous acheter quoi que ce soit, ils sont là parce que le sujet leur parle et qu’ils pensent que cela peut intéresser leurs lecteurs.

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